A la vista de que el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) ha empezado a aplicar sanciones por la presentación de Cuentas Anuales fuera de plazo creemos conveniente explicar el régimen sancionador aplicable. La normativa relativa a Junta General Ordinaria, Depósito de Cuentas, Cierre Registral y Régimen Sancionador está recogido en los artículos 164, 279, 282 y 283 de la Ley de Sociedades de Capital y se puede consultar al final del artículo.
El depósito de las Cuentas Anuales. Una vez reunida la Junta General Ordinaria, dentro de los seis primeros meses del ejercicio social para aprobar la gestión, las cuentas y la aplicación del resultado del ejercicio anterior, se deberán depositar las cuentas dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas.
Si la sociedad tiene ejercicio fiscal coincidente con el año natural, la Junta General Ordinaria para aprobar el ejercicio 2016 se debe reunir a mas tardar el 30 de junio de 2017. Y el depósito se debe realizar dentro del mes de julio de 2017.
Cierre provisional de la hoja registral. Si concluye el ejercicio, sin que se hayan depositado las cuentas, el Registro Mercantil cerrará provisionalmente la hoja registral de la sociedad. No pudiendo inscribirse por tanto nombramientos de administradores, cambios de domicilio, nuevos poderes… ni ningún otro acto inscribible a excepción de: renuncias de administradores, revocaciones de poderes, disolución de la sociedad, o actos ordenados por la Autoridad Judicial.
Así, si sin haber depositado las cuentas de 2016, en diciembre de 2017 podríamos registrar el cambio de administrador de la sociedad. Pero si presentamos en el Registro Mercantil el cambio de administrador el día 2 de enero de 2018, nos encontraríamos que ya está cerrada provisionalmente la hoja registral y no podríamos inscribir el cambio sin antes haber depositado las cuentas de 2016.
Nota: si este deposito de cuentas está firmado ya por el nuevo administrador, las cuentas no se pueden depositar sin haber inscrito el cambio de administrador, lo que obliga a que en el mismo día se presente a depósito: tanto las cuentas anuales de los años que falten, como el cambio de administrador.
Reapertura de la hoja registral por falta de depósito de cuentas. Será necesario depositar en el mismo momento las cuentas anuales de todos los ejercicios no depositados relativos a los últimos 5 años. Si la sociedad llevara 10 años sin depositar cuentas, es suficiente depositar sólo los últimos 5 años.
Régimen Sancionador por depositar cuentas anuales fuera de plazo o por no depositarlas
No depositar las cuentas dentro de plazo dará lugar a una sanción por el ICAC de entre 1.200 € y 60.000 € por cada año no depositado en plazo. El importe máximo se elevará a 300.000 € en caso de que la sociedad tenga un volumen de facturación superior a 6.000.000 €.
Si las cuentas se han depositado antes del inicio del procedimiento sancionador, la sanción se aplicará en su grado mínimo y reducida en un 50%, esto es 750 €.
Los Registradores Mercantiles, a final de cada año están obligados a remitir una lista de las sociedades que han incumplido su obligación de depositar Cuentas Anuales a la DGRN, y esta remite dicha lista al ICAC. Luego el ICAC tiene conocimiento por esta lista de las sociedades que no depositan cuentas anuales.
Las infracciones prescriben a los tres años. Por lo que una sociedad que no ha depositado cuentas anuales en los últimos 6 años, a fecha 1 de agosto de 2016 podrá ser sancionada por no haber depositado el año 2014 y 2013, pero el 2012 ya tiene más de 3 años y ha prescrito, y el 2015 todavía no ha sido remitido su incumplimiento al ICAC lo cual no impide que en curso del procedimiento inspector detecten el incumplimiento relativo al 2015, que por otra parte es obvio, ya que si los anteriores no están depositados, el 2015 no se puede depositar.
Gradación de la sanción. ¿Cómo determina el ICAC el importe de la sanción dentro de los límites de 1.200€ y 60.000 €?
- En el procedimiento sancionador el ICAC requiere a la empresa que aporte el último impuesto de sociedades.
- La sanción se determina como la suma del 0,5% del activo más el 0,5% de las ventas declaradas en el último impuesto de sociedades. El Registro Mercantil no conoce estas cifras si las cuentas anuales no están depositadas, por eso requieren el Impuesto de Sociedades.
- Si no se aportara el impuesto de sociedades la sanción sería del 2% del capital social inscrito en el Registro Mercantil
- Si se aporta el impuesto de sociedades y el 0,5% del activo más el 0,5% de las ventas es mayor que el 2% del capital, entonces la sanción será del 1,8% del capital. En cierta manera es justo que si se aporta la declaración de sociedades, la sanción no pueda ser mayor que si no se aporta esta.
- En el caso de sociedades con capital social inferior a 37.500 €, la sanción a aplicar es la sanción mínima de 1.500 €. O de 750 € si las cuentas fueron depositadas antes de recibir la comunicación de inicio de expediente sancionador.
Si su empresa nunca ha recibido una notificación certificada del ICAC y ahora recibe una ya sabe de que puede ser.
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Normativa aplicable. Ley de Sociedades de Capital
Artículo 164 Junta ordinaria
- La junta general ordinaria, previamente convocada al efecto, se reunirá necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio, para, en su caso, aprobar la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.
- La junta general ordinaria será válida aunque haya sido convocada o se celebre fuera de plazo.
Artículo 279 Depósito de las cuentas
- Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán, para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como, en su caso, de las cuentas consolidadas, a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Los administradores presentarán también, el informe de gestión, si fuera obligatorio, y el informe del auditor, cuando la sociedad esté obligada a auditoría por una disposición legal o ésta se hubiera acordado a petición de la minoría o de forma voluntaria y se hubiese inscrito el nombramiento de auditor en el Registro Mercantil.
Artículo 282 Cierre registral
- El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista.
- Se exceptúan los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
Artículo 283 Régimen sancionador
- El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar, dentro del plazo establecido, los documentos a que se refiere este capítulo, también dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros. - La sanción a imponer se determinará atendiendo a la dimensión de la sociedad, en función del importe total de las partidas del activo y de su cifra de ventas, referidos ambos datos al último ejercicio declarado a la Administración tributaria. Estos datos deberán ser facilitados al instructor por la sociedad; su incumplimiento se considerará a los efectos de la determinación de la sanción. En el supuesto de no disponer de dichos datos, la cuantía de la sanción se fijará de acuerdo con su cifra de capital social, que a tal efecto se solicitará del Registro Mercantil correspondiente.
- En el supuesto de que los documentos a que se refiere este capítulo hubiesen sido depositados con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
- Las infracciones a que se refiere este artículo prescribirán a los tres años.
